Door de medewerkers van het team verbijzonderde interne controle (VIC) zijn verbijzonderde interne controles uitgevoerd. Dit op basis van een door het college opgesteld en vastgesteld Intern Controleplan. In dit plan zijn de door het team VIC uit te voeren werkzaamheden opgenomen. De controles hebben voornamelijk plaatsgevonden via proces- en dossieronderzoeken. De opzet, het bestaan en de werking van diverse (financiële) processen zijn getoetst door (de medewerkers van) het team VIC. In het jaarverslag Interne Controle wordt op de door team VIC uitgevoerde werkzaamheden ingegaan.
In 2023 is een nieuwe besturingsfilosofie voor de organisatie vastgesteld. Een van de uitgangspunten is dat onze bedrijfsvoering ondersteunend is aan en helpend bij de dienstverlening. En dat onze werkprocessen goed georganiseerd zijn: qua besturing, beheersing, uitvoering. Het is belangrijk dat efficiency en risicobeheersing zoveel mogelijk is ingebouwd in de primaire processen (administratieve organisatie). Dit betekent dat processen efficiënt zijn ingericht en vastgelegd en dat controle- en beheersmaatregelen in het proces zelf plaatsvinden en worden uitgevoerd door de functionele clusters. Actuele (en vastgestelde) procesbeschrijvingen, met voldoende aandacht voor controle- en beheersmaatregelen in het proces, leveren een positieve bijdrage aan de kwaliteit van ons werk.
We bereiken hiermee dat we:
- zicht hebben op de werkprocessen en dat er continu wordt gewerkt aan verbetering;
- bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en beschreven;
- zicht hebben op risico's en hoe deze te managen.
Voorbeelden van concrete acties die hiervoor in 2024 hebben plaatsgevonden zijn:
- het organiseren van klantreizen om de signalen van inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners gezamenlijk op te kunnen pakken;
- het analyseren van het evenementenproces om te komen tot een uitvoeringsbeleid;
- het verder inrichten en optimaliseren van de nieuwe Burgerzaken applicatie;
- het traject continu verbeteren binnen USD;
- de inzet van assetmanagement als werkmethodiek;
- het jaarlijks actualiseren van al vastgelegde processen en procedures.
Periodiek wordt een onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van ons gemeentelijk beleid
(artikel 213a gemeentewet) uitgevoerd. Deze onderzoeken zijn gericht op leren en verbeteren. In 2024 is de evaluatie van de inzet van procesbegeleiders Omgeving als 213a onderzoek uitgevoerd. De rapportage is ter informatie aangeboden aan het auditcommitee.
Verantwoording over de rechtmatigheid en onderzoeken naar informatiebeveiliging en privacy komen aan de orde in separate paragrafen.